Politique de confidentialité

Access Copyright est engagée envers le respect de votre droit à la confidentialité. La présente Politique de confidentialité informe nos clients, membres affiliés et utilisateurs de notre site Web sur la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels.

Votre utilisation initiale ou continue de ce site Web ou votre affiliation à Access Copyright indiquent que vous acceptez cette Politique de confidentialité. Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour cette Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord avec la présente Politique de confidentialité, n'utilisez pas ce site, ne vous affiliez pas à nous et n’utilisez pas nos services.

Veuillez vérifier périodiquement si cette page a été modifiée ou changée. La date d'entrée en vigueur de la Politique de confidentialité modifiée ou mise à jour se trouve dans le coin inférieur droit des présentes. L'utilisation continue de ce site Web, votre affiliation ou votre utilisation de nos services dès la date d'entrée en vigueur d'une telle modification ou mise à jour signifie que vous acceptez cette modification ou mise à jour. N'hésitez pas à imprimer une copie de la présente Politique de confidentialité pour vos dossiers.

Notre gestionnaire de la confidentialité

Notre gestionnaire de la confidentialité répondra à toutes les demandes concernant notre Politique de confidentialité et les procédures. Vous pouvez communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité de la façon suivante :

Par courriel : privacy@accesscopyright.ca
Par téléphone : 416 868-1620 (numéro sans frais 1 800 893-5777)
Par poste : Access Copyright
56 Wellesley Rue Ouest, 3e étage, Toronto, ON, M5S 2S3
À l'attention de : Gestionnaire de la confidentialité

Renseignements personnels que nous recueillons sur vous et comment nous les utilisons

Un « renseignement personnel » est une information sur une personne identifiable et comprend votre nom, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Cela ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation. Cela ne s'applique pas non plus aux informations accessibles au public (p.ex., votre nom lorsqu'il est associé à une œuvre pour laquelle vous détenez les droits d'auteur).

À divers endroits de notre site Web ou lors d'autres transactions avec Access Copyright, nous pouvons vous demander de nous donner volontairement des renseignements personnels, par exemple, si vous désirez vous affilier à nous, obtenir de nous des informations ou des services ou utiliser nos outils en ligne et nos portails (« systèmes en ligne »). Access Copyright a mis en évidence un hyperlien vers la présente Politique de confidentialité, sur toutes ses pages Web incluant celles où sont recueillis des renseignements personnels.

Access Copyright recueille et utilise vos renseignements personnels de la façon suivante et aux fins décrites ci-dessous :

(a) Demande de licence. Ceux qui visitent notre site Web sont invités à naviguer dans notre système en ligne pour consulter nos bases de données bibliographiques et à demander une licence pour reproduire les œuvres. Pour demander une licence, vous devez nous fournir des renseignements, y compris des renseignements personnels que nous estimons nécessaires pour traiter votre demande. Si vous utiliser notre système en ligne pour demander une licence, il vous faudra créer un compte d’utilisateur en indiquant vos nom, adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone, « nom d’utilisateur », organisation, secteur, et genre d’entreprise. Il vous incombe d’assurer qu’Access Copyright possède les renseignements personnels à jour. Vous pouvez mettre à jour ces renseignements en tout temps en passant par votre compte d’utilisateur ou en communiquant avec Redevances et Services à la clientèle. Si vous demandez une licence, nous nous servirons des données dans votre compte d’utilisateur et des renseignements que vous avez fournis dans votre demande pour répondre à vos besoins en matière de licences de droits d’auteur et pour produire une licence et une facture, ainsi que pour percevoir les frais de gestion de licence. Nous utiliserons aussi vos renseignements personnels pour communiquer avec vous pour des raisons d’ordre éducatif, commercial et professionnel.

(b) Devenir membre affilié. Tout titulaire de droit d’auteur qui devient membre affilié ou fait une demande d’affiliation auprès d’Access Copyright, devra fournir certains renseignements, y compris des renseignements personnels, comme le nom, l’adresse, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone, la date de naissance, les coordonnées bancaires et le NAS. Il vous incombe d’assurer qu’Access Copyright possède les renseignements personnels à jour. Vous pouvez mettre à jour ces renseignements en tout temps en entrant dans le portail des affiliés à l’aide de votre nom d’utilisateur et votre mot de passe ou en communiquant avec Redevances et Services à la clientèle. Si vous devenez affilié ou si vous en faites la demande, nous nous servirons de vos renseignements personnels pour vous fournir des services, y compris mais sans s’y restreindre, la perception et la distribution de redevances, la surveillance des utilisations permises de vos œuvres au titre de nos licences et aux fins de déclarations de revenus. Nous utiliserons aussi vos renseignements personnels pour communiquer avec vous pour des raisons d’ordre éducatif, commercial et professionnel.

(c) Remplir le formulaire de plainte sur la conformité. À la page Conformité de notre site Web, vous pouvez déposer une plainte relativement à des copies non autorisées d’une œuvre protégée par le droit d’auteur. Au moment de déposer une plainte, il vous faudra peut-être fournir des renseignements, notamment des renseignements personnels, comme votre adresse, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone. Les renseignements donnés dans le formulaire de plainte sur la conformité serviront à évaluer les plaintes que vous avez portées à notre attention et éventuellement à faire le suivi.

(d) Concours. De temps à autres nous organisons des concours. Ainsi, il se peut que les usagers de notre site Web soient tenus de fournir des renseignements, notamment des renseignements personnels, comme l’adresse domiciliaire ou l’adresse de courriel. Si vous participez à un concours, les renseignements que vous fournissez serviront seulement aux fins d’administration du concours et pour communiquer avec le concurrent s’il a été sélectionné comme gagnant potentiel, à moins que le concurrent ne donne à Access Copyright ou à ses agents son consentement quant à l’utilisation des renseignements personnels à d’autres fins.

(e) Sondages en ligne. Périodiquement, nous pourrions convier les usagers de notre site Web à remplir un sondage en ligne qui pourrait leur demander des commentaires sur les caractéristiques du site ou des renseignements démographiques comme leur emploi et leur secteur d'activité. Nous utilisons ces renseignements pour mieux évaluer le type de personnes qui utilisent notre site Web et voir comment nous pouvons améliorer les services que nous leur offrons. Vous êtes entièrement libre de répondre au sondage, ou pas, et ce n’est pas exigé pour obtenir un produit ou un service.

(f) Titulaires de droits d’auteur introuvables. S’il est tout simplement impossible de retrouver un titulaire de droits d'auteur, la Commission du droit d'auteur est habilitée à prendre sa place et à émettre une licence. Dans certains cas, Access Copyright appuie la Commission du droit d'auteur dans ses responsabilités en retenant les redevances des titulaires de droits d'auteur manquants et en poursuivant la recherche de titulaires de droits d'auteur introuvables. Si Access Copyright rejoint un titulaire de droits d’auteur introuvable, il se peut que des renseignements personnels soient recueillis à des fins de distribution de redevances.

Access Copyright utilise aussi des renseignements personnels obtenus de licenciés, d’affiliés et d’usagers du site Web de la façon suivante et aux fins décrites ci-dessous :

(a) Étude interne. Nous nous servons des renseignements personnels fournis, quand vous créez un compte pour les systèmes en ligne, faites une demande d’affiliation ou déposez une plainte, pour mener des études internes afin de mieux comprendre les personnes qui utilisent les services d’Access Copyright et d’améliorer ces services.

(b) Envoyer par courriel un bulletin ou des avis d’événements. Nous utilisons les adresses électroniques que vous nous donnez au moment de créer un compte pour les systèmes en ligne ou quand vous devenez membre affilié ou licencié, pour envoyer un bulletin électronique et, à l’occasion, pour envoyer par courriel des nouvelles ou annoncer des événements concernant nos services et nos activités. Vous pouvez vous désabonner de notre liste d'envois électroniques en tout temps.

Renseignements extraits de votre ordinateur que nous utilisons

Access Copyright ne retient aucun renseignement personnel des usagers qui ne font qu'accéder à notre site Web ou y naviguer. Les renseignements suivants sur les ordinateurs, les navigateurs et les fournisseurs d'accès Internet de nos utilisateurs sont toutefois recueillis automatiquement et enregistrés lorsque les utilisateurs consultent notre site Web ou y naviguent :

l'adresse de protocole Internet (IP) de votre ordinateur, qui est le numéro automatiquement affecté à votre ordinateur par votre propre fournisseur d'accès Internet (FAI);
l'adresse IP de votre FAI;
votre type de navigateur et de plate-forme (p.ex., un navigateur Netscape sur une plate-forme Windows);
la date et l'heure où vous avez accédé à notre site;
les sections du Web que vous avez consultées, ainsi que les pages lues et les images affichées;
le contenu que vous avez téléchargé à partir de notre site Web.

Nous avons comme principe de ne pas relier les données ci-dessus à tout renseignement qui pourrait permettre de vous identifier. Nous nous en servons pour pouvoir diagnostiquer des problèmes avec notre serveur et à des fins d'administration des systèmes. Votre adresse IP peut être utilisée de façon générale afin de réunir des données démographiques globales. Ainsi, Access Copyright acquiert une idée des parties du site que les usagers consultent et peut donc améliorer le site pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Selon nos politiques, nous n'associons pas d'adresses IP à l'identité des personnes qui visitent notre site.

Notre politique en matière de témoins

Un témoin (ou mouchard) est un petit fichier texte qui permet à notre site Web d'enregistrer et de récupérer des renseignements. Nous utilisons des ID de session pour déterminer les habitudes d’utilisation et offrir un contenu personnalisé aux usagers. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à détecter et refuser les témoins. Veuillez noter toutefois que si vous choisissez de refuser les témoins, vous ne pourrez pas utiliser l’application en ligne.

Droit d'accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d'accéder à tous les renseignements personnels que nous avons recueillis sur vous et que nous conservons dans nos dossiers. Vous pouvez aussi mettre à jour, modifier ou supprimer ces renseignements en tout temps en communiquant avec notre gestionnaire de la confidentialité par courriel à l'adresse : privacy@accesscopyright.ca. Vous pouvez aussi communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité par téléphone ou par la poste. Consultez la section « Gestionnaire de la confidentialité » de la présente politique pour connaître ses coordonnées. L’accès à vos renseignements personnels vous est offert sans frais.

Divulgation de renseignements personnels

Access Copyright ne vend pas, n'échange pas, ne loue pas, ne partage pas ni ne donne vos renseignements personnels à des tierces parties à des fins de marketing. Nous ne révélons pas non plus vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement exprès, à moins qu'une divulgation limitée de vos renseignements personnels ne soit nécessaire pour un service que vous nous avez demandé. Par exemple, nous divulguons vos renseignements personnels à l'institution financière qui traite les renseignements sur votre carte de crédit ou la transaction du paiement.

Access Copyright divulguera vos renseignements personnels de la façon suivante et pour les motifs suivants :

• Les employés désignés d'Access Copyright ont accès à vos renseignements personnels pour les motifs déjà indiqués plus haut. Si votre plainte sur la conformité relève de notre mandat et qu’Access Copyright y donne suite, votre identité pourrait être divulguée à des agents d'Access Copyright, par exemple un avocat plaidant. Certains agents contractuels d'Access Copyright auront accès à vos renseignements personnels pour maintenir ce site Web. Tous les agents contractuels d'Access Copyright sont liés par les termes de la présente Politique de confidentialité et connaissent bien les mesures à prendre pour protéger vos renseignements personnels.

• Nous fournirons vos renseignements personnels à des tiers si c'est obligatoire à des fins de déclarations d'impôt ou de toute autre obligation légale et réglementaire.

• Votre nom, vos publications et votre statut de membre affilié seront divulgués aux détenteurs de licence actuels et potentiels, à des organismes étrangers de gestion des droits de la reproduction, à des utilisateurs du système en ligne et, sur demande, à d'autres membres du public.

• Dans certaines circonstances définies et particulières reconnues par la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels, intitulée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC. 2000, c. 5, il se peut qu’il nous faille divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple si la divulgation est obligatoire en raison d’un ordre émis par un tribunal ou un office habilité à exiger la production de ces renseignements.

• La Loi sur le droit d'auteur du Canada, L.S.C. (1985), ch. C-42 article 70.5(2) prévoit qu'une société collective peut déposer une copie d'une entente de licence auprès de la Commission du droit d'auteur, dans les 15 jours de sa conclusion. En principe, et comme condition de la licence, Access Copyright dépose des copies de toutes les licences globales conclues, auprès de la Commission du droit d'auteur. Access Copyright est avisée par la Commission du droit d'auteur qu'elle a comme politique de mettre ces licences déposées à la disposition du public, sur demande. Pour en savoir plus sur les motifs pour lesquels nous déposons les licences conclues auprès de la Commission du droit d'auteur, veuillez communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité par courriel à l'adresse : privacy@accesscopyright.ca, par téléphone ou par la poste. Consultez la section « Gestionnaire de la confidentialité » de la présente politique de confidentialité pour connaître ses coordonnées. Si vous avez des questions sur la Commission du droit d'auteur, communiquez avec la Commission du droit d'auteur canadienne à l'adresse www.cb-cda.gc.ca

Divulgation de renseignements personnels à des tiers

Access Copyright ne vend pas, n'échange pas, ne loue pas, ne partage pas ni ne donne vos renseignements personnels à des tierces parties à des fins de marketing. Nous ne révélons pas non plus vos renseignements personnels à des tiers parties sans votre consentement exprès, à moins qu'une divulgation limitée de vos renseignements personnels ne soit nécessaire pour un service que vous nous avez demandé. Par exemple, nous divulguons vos renseignements personnels à l'institution financière qui traite les renseignements sur votre carte de crédit ou la transaction du paiement.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement tant qu’il le faut pour les raisons pour lesquels ils ont été recueillis. Cela dépend de la nature des services que nous vous fournissons ou de la nature de la demande que vous avez faite. Par exemple, nous conservons les renseignements de nos membres affiliés et des détenteurs de licence pendant au moins sept ans, tel que prescrit par la loi. Toutefois, lorsque la transaction d’une licence ponctuelle est terminée, nous ne conservons pas les renseignements sur votre carte de crédit, à moins que vous nous le demandiez. Nous ne conservons que le numéro de confirmation que nous recevons de l'institution financière qui traite votre paiement par carte de crédit.

Liens vers des sites Web appartenant à des tiers

Nous ne sommes pas responsables : (a) des renseignements que vous divulguez à des sites Web auxquels vous accédez par un lien sur le site Web d'Access Copyright; ni (b) des pratiques de confidentialité ou du contenu de tels sites Web. Nous vous conseillons de lire attentivement les politiques de confidentialité de tous les sites Web liés avant de les utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels en ligne.

Access Copyright encourage et apprécie les liens sur vos propres pages Web vers www.accesscopyright.ca. Nous accordons expressément l'autorisation à toute personne qui désire insérer un lien sur son propre site Web vers www.accesscopyright.ca. Si nous devons communiquer avec vous et vous demander de retirer le lien, vous acceptez de vous conformer à cette demande rapidement. Par courtoisie, si vous insérez un lien ou bien si vous incluez de quelque manière www.accesscopyright.ca à votre de site Web, veuillez nous le faire savoir et ne créer de lien que vers notre page d'accueil.

Nos mesures de sécurité

Notre site Web est doté de mesures de sécurité standards visant à assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification. Étant donné le caractère évolutif de l'Internet, nous ne pouvons garantir que nos mesures de sécurité suffiront pour protéger vos renseignements personnels. Néanmoins, nous mettrons en place toutes les mesures de sécurité jugées raisonnablement nécessaires pour garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Ces mesures peuvent inclure des fonctions de sécurité comme l'exécution de certaines pages de notre site Web sur un serveur de protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) ainsi que, pour le traitement des renseignements sur les cartes de crédit, l'utilisation d'une couche des sockets sécurisés (SSL) et d'un chiffrement à 128 bits.

Des questions, commentaires, préoccupations sur notre Politique de confidentialité?

Faites-nous part de vos questions, commentaires ou préoccupations au sujet de notre Politique de confidentialité ou de la gestion de vos renseignements personnels. Veuillez communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité par courriel à l'adresse : privacy@accesscopyright.ca. Vous pouvez aussi communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité par téléphone ou par la poste. Consultez la section « Gestionnaire de la confidentialité » de cette politique de confidentialité pour connaître ses coordonnées.

Si vous estimez que nous n'avons pas réglé vos préoccupations comme il se doit, vous pouvez communiquer avec le Bureau du Commissariat à la protection de la vie privée au 1 800 282-1376, par courriel à l'adresse info@privcom.gc.ca ou par la poste à l'adresse :

Bureau du Commissariat à la protection de la vie privée
112, rue Kent Ottawa, Ontario, K1A 1H3

Dernière mise à jour : le 19 mai 2015